Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Yhdistyksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 01.01.2023
Viimeisin muutos 04.07.2024
1. Rekisterinpitäjä
Fenix Finland ry,
Kauppamiehentie 6, 02100 Espoo
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Tanja Fomina, info@fenixfinland.fi
3. Rekisterin nimi
Fenix Finland Ry:n Jäsenrekisteri, Asiakasrekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käsittelyn tarkoituksena on Fenix Finland ry:n asiakkailleen suuntaaman tiedotuksen järjestely, yhteistyökumppaneiden ilmoitusten sekä vapaaehtoisten ilmoitusten suuntaaminen tilaajatietojen perusteella, yhdistyksen toiminnasta raportointi ja järjestön toiminnan kehittäminen sekä viestimien ja palvelujen kautta tiedottaminen, luovuttamatta henkilötietoja ulkopuoliselle taholle. Tietojen käsittelyvälineitä ovat sähköposti, uutiskirje ja sms-viesti.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaiset tiedot asiakkaista:
Nimi , Asema organisaatiossa, Sähköpostiosoite, Matkapuhelinnumero, Osoitetiedot, Ikäryhmä
Varsinainen jäsen / Jäsenjärjestö: Järjestön nimi, perustamisvuosi, rekisteröimisvuosi, jäsenmäärä, toiminnakuvaus.
Kannattaja henkilöjäsen: Nimi, syntymäaika, osoite, puhelin, sähköposti, äidinkieli.
Kannattaja järjestö/yritys jäsen: Nimi, syntymäaika, osoite, puhelin, sähköposti, äidinkieli.
Vapaaehtoisrekisteri: Nimi, kotiosoite, puhelin, sähköposti, harrastus- ja työkokemus, kieliosaaminen, odotukset toiminnasta.
Uutiskirjerekisteri: tilaajan sähköpostiosoite.
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteri koostetaan Fenix Finland ry:n tilaisuuksiin (koulutuksiin, konsultointeihin, infoihin sekä kartoituksiin) osallistuneiden henkilöiden / järjestöjen tiedoista sekä Fenix Finlans ry:n hallitsemien Internet-sivustojen sähköisillä tilauskaavakkeilla sekä uutiskirjeen kautta ja muulla tavalla tulleiden pyyntöjen mukaisesti.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisterinpitäjä ei luovuta asiakkaiden ja sidosryhmien edustajien henkilötietoja kenellekään ulkopuoliselle taholla.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ainoastaan silloin, kun palveluntarjoaja noudattaa EU:n tietosuojaperiaatteita.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.
Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Määritetty rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Henkilöön liittyviä tietoja ei säilytetä paperisessa muodossa, eikä rekisteristä ole kopioita muualla
10. Tarkastusoikeus, tietojen korjaaminen ja tietojen poistaminen
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Tarkastus- ja korjauspyynnöt tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen: info@fenixfinland.fi